Portal Funduszy Europejskich

Zlecanie zastępstw procesowych, fotokopii akt czy sporządzania pism między prawnikami wciąż w wielu miejscach odbywa się przez telefon, prywatne wiadomości i grupy na Facebooku – bez weryfikacji tożsamości i bez uporządkowanych rozliczeń. Odpowiedzią na ten problem jest Substitia, cyfrowa platforma łącząca prawników zlecających zadania z tymi, którzy je realizują. Serwis rusza na polskim rynku, a jego rozwój uzyskał dofinansowanie z programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej (FEPW), realizowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).

Problem, który zna każdy praktyk

Kolizja terminów rozpraw w dwóch różnych miastach tego samego dnia, pilna potrzeba wykonania fotokopii akt na drugim końcu Polski, pismo procesowe do sporządzenia w terminie, który akurat zbiega się z urlopem – to codzienność wielu kancelarii. Dotychczas rozwiązywało się takie sytuacje doraźnie: telefonem do znajomych, ogłoszeniem na branżowej grupie w mediach społecznościowych, prywatną wiadomością do osoby, o której wiadomo, że „bierze zastępstwa”.

Ten sposób działania ma jednak dwie słabości. Po pierwsze, zlecający często nie ma pewności, kim naprawdę jest osoba, która zgłasza się do zastępstwa. Po drugie, cały proces – od uzgodnienia warunków po rozliczenie i fakturę – opiera się na zaufaniu i ręcznej pracy, poza jakąkolwiek strukturą.

Weryfikacja tożsamości, szyfrowana komunikacja i bezpieczne płatności

Substitia opiera się na kilku filarach, które mają odróżnić ją od nieformalnych kanałów. Tożsamość każdego użytkownika jest weryfikowana przez mObywatel i w rejestrach prowadzonych przez Naczelną Radę Adwokacką (NRA) oraz Krajową Izbę Radców Prawnych (KIRP) – dzięki czemu zlecający wie, że po drugiej stronie jest uprawniony profesjonalista.

Komunikacja między stronami jest szyfrowana end-to-end w standardzie Matrix, co ma znaczenie szczególnie w zawodzie, w którym tajemnica zawodowa jest fundamentem. Płatności są zabezpieczone, a faktury wystawiane automatycznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Platforma odpowiada też na dwa praktyczne utrapienia codziennej pracy. Integracja z kalendarzami osobistymi (Google, Apple, Outlook) pozwala ograniczyć ryzyko kolizji terminów – system widzi zajęte sloty i pomaga uniknąć nakładania się rozpraw. Z kolei dane o sprawie wczytują się automatycznie z Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych, dzięki czemu przy zlecaniu zastępstwa nie trzeba ręcznie przepisywać sygnatur ani szczegółów postępowania.

Co ważne, prawnicy budują też widoczną historię dotychczasowej współpracy, ułatwiającą wybór sprawdzonego współpracownika. Platforma działa również jako intuicyjna aplikacja mobilna na systemy Android i iOS.

Substitia rozwija się jako część szerszego ekosystemu legaltech. Partnerem ekosystemowym platformy jest Wolters Kluwer – w ramach LEX Hub, budowanego przez wydawnictwo środowiska łączącego narzędzia i usługi dla prawników. Dla twórców Substitii to nie tylko techniczne zaplecze, ale też zobowiązanie do utrzymywania wysokiej jakości rozwiązania.

Współzałożycielką projektu i dyrektorką ds. prawnych jest Tayisiya Simborowska, radczyni prawna.

Nie tylko biznes – wymiar Pro Bono

Substitia ma też warstwę, która wykracza poza samą wymianę zleceń. Za aktywność na platformie użytkownicy zbierają paragrafy (§) – wewnętrzną walutę programu Pro Bono. Zebrane środki można przeznaczyć na obniżenie kosztów korzystania z serwisu albo skierować jako wsparcie wybranych organizacji pożytku publicznego.

W ten sposób codzienna współpraca między prawnikami przekłada się na realne wsparcie działań społecznie użytecznych, a idea pomocy prawnej świadczonej pro bono, głęboko zakorzeniona w etosie zawodu, zyskuje wymiar wpisany wprost w mechanikę platformy.

Wsparcie z Funduszy Europejskich

Substitia jest dostępna pod adresem substitia.pl oraz w wersji mobilnej na Android i iOS.

Źródło tekstu i grafika: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

Źródło grafiki: Adobe Stock / parp.gov.pl